Un registro cronológico que documenta la custodia, las transferencias, las condiciones de almacenamiento, las acciones de manipulación, las personas responsables, las marcas temporales y los metadatos de identificación de muestras físicas desde la recolección hasta su disposición final, proporcionando trazabilidad y evidencia de la cadena de custodia.

Principio

Garantizar la transparencia, la responsabilidad y la reproducibilidad de los resultados basados en muestras registrando quién manipuló cada muestra, cuándo, en qué condiciones y con qué finalidad, de modo que sea evaluable la procedencia y posibles contaminaciones o alteraciones.

Demostración

Una entrada del registro de custodia para un intervalo de testigo sedimentario incluye ID de muestra, testigo fuente e intervalo de profundidad, fecha/hora de extracción, nombre y firma de la persona que tomó la muestra, tipo de contenedor, método de preservación (p. ej., congelado, refrigerado, etanol), eventos de transferencia (a bordo → laboratorio en tierra) y ubicación del repositorio final.

Aplicación incorrecta

Mantener anotaciones de custodia incompletas, inconsistentes o retrospectivas que omiten eventos de transferencia, desviaciones de temperatura de almacenamiento o la identificación del manipulador, socavando la capacidad de interpretar la integridad de la muestra o defender los resultados en una revisión.

Consecuencia

Un registro de custodia completo respalda evaluaciones de calidad de datos, permite reconstruir la historia de manipulación cuando surgen anomalías, facilita el cumplimiento de requisitos legales o regulatorios y permite la reutilización confiable de las muestras.

Inversión

Ausencia de documentación de custodia: muestras manipuladas sin procedencia ni historial de transferencias registrados, dejando la procedencia sin verificar y aumentando el riesgo de atribución errónea o datos comprometidos.

Límite

Cubre los objetos de muestra físicos, sus contenedores directos y sus transferencias; no reemplaza los registros de instrumentos, las metadatos para conjuntos de datos derivados o notas informales que carezcan de marcas temporales autenticadas e identificación del manipulador.

Tensión semántica

Existe tensión entre la carga administrativa de un registro exhaustivo de custodia y las limitaciones operativas en entorno de campo o a bordo; los registros diseñados con pragmatismo equilibran integridad y practicidad.

Síntesis

El Registro de Custodia de Muestras es el registro formal y con marca temporal de cada evento de custodia y manipulación de las muestras físicas que documenta procedencia, almacenamiento y transferencias para asegurar trazabilidad, apoyar juicios de calidad y proteger la integridad de los resultados derivados de las muestras.