Un enregistrement chronologique documentant la garde, les transferts, les conditions de stockage, les manipulations, les personnes responsables, les horodatages et les métadonnées d'identification pour des échantillons physiques depuis la collecte jusqu'à la destination finale, fournissant traçabilité et preuve de la chaîne de garde.

Principe

Garantir la transparence, la responsabilité et la reproductibilité des résultats fondés sur des échantillons en consignant qui a manipulé chaque échantillon, quand, dans quelles conditions et dans quel but, afin que la provenance et les risques de contamination ou d'altération puissent être évalués.

Démonstration

Une entrée du journal de garde pour un intervalle de carotte comprend l'ID d'échantillon, la carotte source et l'intervalle de profondeur, la date/heure de prélèvement, le nom et la signature de la personne effectuant le prélèvement, le type de contenant, la méthode de conservation (par ex. gelé, réfrigéré, éthanol), les événements de transfert (à bord puis au laboratoire à terre) et l'emplacement du dépôt final.

Mauvaise application

Tenir des notes de garde incomplètes, inconsistantes ou rétroactives qui omettent des événements de transfert, des écarts de température de stockage ou l'identification des manipulateurs, compromettant la capacité à interpréter l'intégrité des échantillons ou à défendre les résultats lors d'un examen.

Conséquence

Un journal de garde complet facilite les évaluations de qualité des données, permet de reconstituer l'historique de manipulation en cas d'anomalie, aide à la conformité aux exigences légales ou réglementaires et permet la réutilisation fiable des échantillons.

Inversion

Absence de documentation de garde : échantillons manipulés sans provenance ni historique de transfert enregistrés, rendant la traçabilité impossible et augmentant le risque d'attribution erronée ou de données compromises.

Limite

Couvre les objets échantillons physiques, leurs contenants directs et leurs transferts ; ne remplace pas les journaux d'instruments, les enregistrements de métadonnées pour jeux de données dérivés ou les notes informelles dépourvues d'horodatages authentifiés et d'identification des manipulateurs.

Tension sémantique

Une tension existe entre la charge administrative d'un enregistrement exhaustif de la garde et les contraintes opérationnelles sur le terrain ou à bord ; des journaux pragmatiques équilibrent exhaustivité et praticabilité.

Synthèse

Le Journal de Garde des Échantillons est l'enregistrement formel horodaté de chaque événement de garde et de manipulation des échantillons physiques qui documente la provenance, le stockage et les transferts afin d'assurer la traçabilité, d'appuyer les jugements de qualité et de protéger l'intégrité des résultats dérivés des échantillons.